備品にQRラベルを付け、棚卸しをスマートフォンで

部署ごとに別のExcelがあり、どれが最新かわからない

移動や貸与が記録されず、棚卸しの時にまとめて差異が見つかります。 一台につき一つの記録へ。 権限を持つ担当者が、同じ備品記録で場所と利用者を更新します。

棚卸し結果を紙から再入力している

目視照合、手書き、転記が続き、確認と入力に時間がかかります。 一回の読み取りで一台を確認。 現物の前で状態を選び、全体の進捗へすぐ反映します。

修理や利用者の履歴が担当者の記憶に残っている

担当変更のたびに、保証や修理の情報をメールから探すことになります。 履歴を備品記録へまとめる。 貸与、返却、故障、修理を一つの時系列で確認できます。

備品番号を重複させない

社内ルールに沿った一意の番号を付け、Excel取込前に重複を整理します。

ラベルの貼付位置を統一

利用中に隠れず、清掃や摩擦で傷みにくく、読み取りやすい位置へ貼ります。

権限を役割ごとに分ける

総務、情報システム、利用者など、閲覧と更新の範囲を業務に合わせます。

備品記録の例

NC-00482／営業部ノートパソコン — 備品IDにひも付く管理URL — 権限に応じて利用者、場所、状態、履歴が開きます。

最初は重要備品から

パソコンや貸与品など、所在と利用者を把握したい備品から始めます。

状態の基準を揃える

使用中、保管、修理中、廃棄予定など、誰が見ても同じ意味になる区分を使います。

会計台帳との役割を分ける

固定資産台帳など法定管理が必要な情報は、社内の会計ルールに沿って連携します。

備品情報を一か所に

名称、番号、写真、部署、利用者、購入情報、保証期限をまとめます。

QRラベルを一括発行

複数の備品ラベルをまとめて作り、ラベル印刷用に出力します。

スマートフォン棚卸し

現物を読み取り、所在、破損、場所違いをその場で記録します。

貸与と返却

受取人と返却日を残し、異動時の引き継ぎを確認しやすくします。

修理・点検の履歴

不具合の報告から修理内容まで、備品ごとの履歴として保存します。

期限のリマインド

保証、保守、点検など、対応が必要な日付を管理します。

役割別の権限

総務、情報システム、利用者など、役割に合う閲覧・編集権限を設定します。

レポートとExcel出力

部署、状態、金額などで集計し、確認用のExcelへ出力します。

備品台帳を登録

Excelから名称、番号、部署、利用者、場所などを取り込みます。

QRラベルを発行・貼付

備品ごとにラベルを作り、見つけやすく傷みにくい位置へ貼ります。

スマートフォンで棚卸し

現物を読み取り、所在、状態、利用者を確認して進捗を保存します。

オフィスのIT機器

パソコン、モニター、周辺機器の利用者と設置場所を管理します。

学校・研究室

タブレット、実験機器、教材の貸出と返却を記録します。

店舗・施設の設備

什器、清掃機器、防災用品の点検と修理履歴をまとめます。

工具・撮影機材

持ち出しが多い機材の保管場所と利用状況を確認します。

Excelの備品一覧を取り込めますか？

専用のQRリーダーが必要ですか？

複数人で同時に棚卸しできますか？

QRラベルが剥がれた場合は？

RFIDにも対応しますか？

固定資産台帳の代わりになりますか？

修理や廃棄も記録できますか？