クラウド資料とフォームを共有
Drive・フォームのQRコードを無料作成
Google Drive、Googleフォーム、OneDrive、Dropboxなどの共有URLをQRコードに。長いリンクを手入力せず、資料や回答画面を開けます。
- Google Driveに対応
- フォームや共有資料に
- 各社の共有URLを利用
対応する共有サービス
同じ作り方で使えるDrive・フォーム
各サービスで閲覧者向けURLを発行し、公開権限を確認してから使います。
Google Drive
ドキュメント、スプレッドシート、スライド、PDF、共有フォルダ。
Googleフォーム
アンケート、出欠確認、申込、テストの回答画面。
Microsoft OneDrive
Microsoft 365の資料、画像、共有フォルダ。
Dropbox
ファイルやフォルダの閲覧・ダウンロード用リンク。
Box
企業向けファイル共有と閲覧リンク。
iCloud・その他
ブラウザで開ける公開共有リンクに対応。
基礎知識
クラウドの共有リンクにQRコードが役立つ理由
DriveやフォームのURLは長く、ポスターや授業資料から入力するのは大変です。QRコードなら正しい共有画面をすぐ開けますが、アクセス権限を変更するものではありません。
長い共有URLを入力しない
英数字や記号が続くリンクでも、読み取りだけで同じファイルを開けます。
紙から回答画面へ案内
アンケート、出欠確認、申込フォームへ、その場で入力してもらえます。
複数サービスに対応
Google Driveだけでなく、OneDrive、Dropbox、Boxなどの共有URLも使えます。
QRコードの中身
QRコードと共有権限は別の設定
QRコードは共有URLを開くだけです。非公開ファイルを公開にしたり、ログインを省いたりはできません。
閲覧者向けURLをコピー
編集画面のURLではなく、共有メニューから発行された閲覧・回答用URLを使います。
権限の範囲を選ぶ
一般公開、リンクを知る人、組織内限定など、目的に合う公開範囲を設定します。
所有者の変更に注意
担当者の退職やアカウント削除でリンクが失効しないよう、組織所有で管理します。
Googleフォームの例
回答者向け共有リンク — https://forms.gle/example — フォームが開き、権限に応じて回答できます。
公開前の確認
- ログアウト状態で開く
- 編集権限を誤って公開しない
- 短期リンクの期限を確認
共有前に権限と所有者を確認
読み取りできても、権限がなければ内容は開けません。公開テストを先に行います。
別のアカウントで試す
作成者のログイン状態ではなく、閲覧者と同じ条件で開けるか確認します。
回答後の画面も確認
Googleフォームでは、受付終了、回答控え、再回答の設定も確認します。
個人アカウントに依存しない
学校や会社の資料は共有ドライブなど、引き継げる場所で管理します。
メリットと注意点
メリット
- 長い共有URLの入力を省ける
- 紙から資料や回答画面へ案内できる
- 主要なクラウドサービスのURLを使える
注意点
- QRコードだけでは公開権限を変えられない
- 所有者の削除でリンクが失効する場合がある
- 閲覧には通信と必要に応じてログインが必要
3ステップで作成
クラウド・フォーム用QRコードの作り方
クラウド・フォーム用QRコードの入力から読み取り確認まで、実際の操作に沿って説明します。
共有設定を開く
Drive、OneDriveなどで、対象者に合う閲覧・回答権限を設定します。
共有URLを貼り付け
編集画面ではなく、閲覧者または回答者向けのURLをコピーします。
第三者の条件で確認
ログアウトまたは別アカウントの端末で、最後まで操作できるか試します。
日本での活用例
クラウド・フォーム用QRコードの活用シーン
授業資料と課題提出
教室の掲示やプリントから、資料フォルダや提出フォームを開きます。
社内研修・マニュアル
会議室や機器ラベルから、最新版の社内資料へ案内します。
イベントアンケート
会場スクリーンや配布物から、回答フォームへすぐ移動できます。
写真・動画の共有
DropboxやOneDriveの閲覧用フォルダを、家族や参加者へ案内します。
クラウド・フォーム用QRコードについて
Google Drive以外も使えますか？
QRコードを作るとファイルが公開されますか？
Googleフォームの編集画面が開いてしまいます
会社のアカウントでしか開けないのはなぜですか？
ファイルを差し替えても同じQRコードを使えますか？
公開前にどのように確認しますか？
クラウド・フォーム用QRコードを作成
入力内容を確認し、読み取りテスト後に保存してください。
共有リンクをQRコードにする